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Onsite Track Easy (Spanish)

Introducción

Onsite Track Easy es un sistema avanzado de administración de seguridad y control de acceso a los sitios.

Onsite Track Easy (Onsite) permite obtener una importante transparencia y reducir costos mediante una completa solución de sitio para todas las empresas que desean administrar y hacer seguimiento de la competencia, capacitación y seguridad de sus empleados.

Al implementar Onsite, las empresas reducen el número de riesgos de salud y seguridad, y minimizan el potencial de litigios ayudando a garantizar que solo el personal capacitado, competente y autorizado realice el trabajo.

El programa basado en web produce informes en tiempo real, de modo que también sirve para monitorear con precisión los horarios y la asistencia; de ese modo, ofrece referencia cruzada sobre las planillas de horario del personal y las facturas de los contratistas, al tiempo que reduce el riesgo de sobrecargas.

Asimismo, Onsite tiene la capacidad de administrar las competencias de inducción y seguridad múltiples y diversas que se requieren de acuerdo con varias leyes de la mancomunidad, el estado y la industria.

Beneficios
Aumente la seguridad y reduzca los riesgos

• ¿Sabe quién se encuentra en su sitio de trabajo en caso de emergencia?
• ¿Recibieron sus empleados, contratistas y visitantes información sobre la seguridad del sitio?
• ¿Está en condiciones de administrar eficientemente la fatiga y la aptitud para el trabajo?
• ¿El personal de su sitio cuenta con la competencia necesaria para llevar a cabo las tareas en las que trabaja?

Onsite garantiza que solo el personal capacitado, competente y autorizado realice el trabajo. Al integrar los sistemas de capacitación y los registros de competencia con el control de acceso al sitio, el sistema puede validarse en función de una lista específica del sitio con las competencias requeridas durante el proceso de ingreso.

Cuando se ingresa correctamente, se imprime una etiqueta de identificación para que utilicen los visitantes o contratistas, a fin de:

• Identificar al individuo y la empresa para la que trabaja.
• Confirmar cuándo y dónde ingresó.
• Confirmar que haya completado la inducción del sitio y cumpla con los requisitos de seguridad.
• Permitir a los supervisores que inspeccionen y auditen el trabajo que realiza esa persona en función de su nivel de competencia.

En caso de emergencia, Onsite proporciona un informe de evacuación de emergencia completo y actualizado cada segundo para todos los empleados, contratistas y visitantes en el sitio y por ubicación.

Onsite se aloja en un servidor seguro y que se encuentra fuera del sitio, con lo cual garantiza que no se pierdan los datos en caso de incendio, falla de energía o explosión que pudieran dañar la infraestructura interna. Los informes de evacuación pueden ejecutarse desde cualquier parte del mundo mediante un explorador web o un teléfono móvil NextG.

Alcance y administre su cumplimiento del deber

• ¿Cumple con las leyes de seguridad correspondientes a su industria?
• ¿Alinea los sistemas de monitoreo y generación de informes con los estándares de seguridad propios de su empresa
• ¿Cuenta con los informes de riesgo precisos y en tiempo real necesarios para tomar las decisiones comerciales adecuadas?

Un accidente en el sitio de trabajo o un trabajo deficiente realizado por contratistas no competentes pueden producir costosos ceses de producción, litigios en contra de usted y de su empresa, así como graves lesiones y hasta la muerte de sus empleados. Onsite lo ayuda a proteger su empresa de accidentes potenciales.

Onsite ayuda a las empresas a administrar e implementar sus planes de administración de seguridad al ayudar a identificar a los trabajadores que pudieran causarse daño a sí mismos o a otros. Estas alertas automáticas mejoran sus tiempos de respuesta y le informan sobre riesgos potenciales o reales para su empresa.

El sistema incluye:

• Alertas de competencias a punto de expirar
• Alertas de administración de la fatiga
• Alerta de personas que permanecen aunque tienen los permisos expirados
• Alertas de entradas fraudulentas
• Alertas sobre pruebas de alcohol positivas
• Registro de selección aleatoria para pruebas de drogas y alcohol

Durante los últimos años, la administración de la fatiga se ha convertido en un tema candente en todas las industrias. Muchos sistemas de acceso al sitio funcionan independientemente unos de otros, lo cual impide la validación de las horas de los empleados y los contratistas entre varios sitios.

El exclusivo modelo de Onsite con base de datos centralizada brinda la posibilidad de manejar los problemas de administración de la fatiga a nivel industrial o regional, con lo cual permite verificar las horas para cualquier sitio y cualquier cliente globalmente.  De ese modo, se hace frente al problema de los contratistas que viajan entre proyectos, clientes y sitios para trabajar en varios turnos.

Durante el proceso en el punto de ingreso, se pueden validar las horas de un miembro del personal o un contratista en función de parámetros predefinidos para verificar que la persona pueda acceder al sitio. Así, se evita la posibilidad de incidentes relacionados con la fatiga. El sistema puede también configurarse para que advierta a los poseedores de la tarjeta sobre su aptitud para el trabajo en lugar de negarles el acceso.

Las alertas de fatiga identifican si un trabajador en su sitio supera el período máximo trabajado (en un período de 24 horas) en cualquier sitio o para cualquier cliente. El sistema enviará un correo electrónico o mensaje de texto al gerente o supervisor del sitio para avisarle sobre todo incumplimiento del límite de fatiga.  Estas alertas de fatiga pueden informarse en tiempo real, a diario, semanalmente o a fin de mes para revisarlas y posiblemente tomar medidas disciplinarias en función de ellas.

Ahorre tiempo y dinero

• ¿Administra eficiente y efectivamente sus registros de seguridad?
• ¿Puede comparar las horas facturables con las horas de trabajo reales?
• ¿Analiza las necesidades de capacitación de su personal para cubrir las brechas de conocimiento?
• ¿Su empresa cuenta con diferentes sistemas de monitoreo en distintos sitios?

Durante los últimos 15 años, se diseñó y desarrolló Onsite para que cumpliera con las rigurosas demandas de seguridad de la industria minera, una de las más intensamente reguladas en Australia.

Los accidentes y los tiempos perdidos por lesiones influyen en las primas de los seguros. Onsite proporciona a su empresa un registro claro y preciso para demostrar a los prestadores de seguros la eficacia de sus programas de reducción de riesgos y cumplimiento.

La función de “horarios y asistencia” ayuda a minimizar las facturas incorrectas de los contratistas, ya que sirve como medio de verificación de los papeles que estos presentan.

Onsite también se comunica directamente con nuestra Organización de Capacitación Registrada (RTO), dado que nuestra División de Capacitación tiene el requisito legal de registrar todas las sesiones de capacitación en Onsite. Si organiza una capacitación a través de Pegasus, las actualizaciones automáticas se guardan en entradas de datos dobles.

Onsite puede utilizarse como interfaz de capacitación, interfaz de planillas de horario y portal web de terceros, con lo cual permite ahorrar tiempo y dinero al proporcionar asistencia de capacitación e inducción para el personal.

Las tarjetas de identificación de Onsite se reconocen en todos los puntos de ingreso, por lo cual se puede monitorear la identificación, los registros de capacitación y las competencias a nivel local, regional, nacional e internacional. Una tarjeta por empleado y para toda la vida.

Los puntos de ingreso son duraderos, flexibles y asequibles. Pueden conectarse con unidades de pruebas de alcohol para realizar análisis de alcohol en sangre en forma automática y en tiempo real cuando las personas ingresan en el sitio.

Implemente la administración de registros de las mejores prácticas

• ¿Puede compartir información del personal y de los contratistas en toda su empresa (incluso a nivel internacional) y en tiempo real?
• ¿Puede vincular sus registros de capacitación con los horarios, la asistencia y el acceso al sitio?
• ¿Desea recibir alertas cuando expiran o faltan competencias para el personal o los contratistas?
• ¿Su sistema actual cuenta con una jerarquía flexible que permite múltiples grupos, hasta 26 campos diferentes y funciones por usuario, así como una capacidad casi ilimitada de conservación de registros?
• ¿Le gustaría contar con un registro completo de auditoría para su sistema de administración de seguridad?

Mediante el empleo de un enfoque de “Recopilación por única vez”, Onsite permite que varios sitios compartan datos y detalles sobre el aprendizaje previo reconocido (RPL), con lo cual se ahorra tiempo y dinero al minimizar la duplicación de entrada de datos entre los sitios.

Gracias a Onsite, también podrá minimizar la proliferación de entradas de datos: ¡existe un registro y una tarjeta de por vida para todos los poseedores de tarjetas de Onsite!

Onsite cuenta con un sistema integral de administración de competencias que permite al cliente diseñar e implementar su propia biblioteca de competencias. Los clientes pueden detallar los requisitos para cada individuo, incluidas las duraciones predeterminadas y el cálculo automático de fechas de problemas y expiración, y así permite una revisión sin problemas del registro de cada individuo.

Nuestra base de datos integral y la función de generación de informes le permiten:

• Registrar varias cualificaciones y competencias
• Categorizar su fuerza de trabajo en grupos, tales como equipos, turnos, departamentos, etc.
• Categorizar sus competencias por proyectos, tipos de equipo, tipos de comercio, etc.
• Identificar cualquier brecha de capacitación que pudiera presentar un riesgo para las operaciones
• Programar eventos adicionales de capacitación para mantener actualizadas las competencias
• Revisar el conjunto de habilidades de las personas en función de la actividad o el trabajo que realizan

Mediante nuestra arquitectura de Dominio corporativo, los clientes pueden soportar varios sitios dentro del entorno corporativo. Cada sitio puede tener reglas, conjuntos de datos y configuraciones en función de sus necesidades. También se pueden heredar Competencias genéricas y Certificaciones de la compañía a partir del nivel corporativo primario para proporcionar un marco estandarizado a fin de recopilar datos, minimizar la duplicación de entradas de datos y facilitar el aprendizaje previo reconocido (RPL) en todos los sitios.

Las compañías contratistas que también utilizan Onsite cuentan con acceso restringido para visualizar las competencias que tienen sus empleados en otros sitios. Eso permite a los contratistas administrar en forma proactiva su capacitación e inducciones en otros sitios sin necesidad de duplicar la entrada de datos de esas competencias en sus propias bases de datos.
Cada usuario cuenta también con un número de derechos de usuario que pueden activarse o desactivarse en función de su rol o nivel de inclusión de seguridad. Los derechos de los usuarios pueden aplicarse a nivel del dominio corporativo o a nivel específico del sitio para realizar tareas específicas.

Los clientes pueden tener capacidad completa de edición para modificar cualquier dato en el sistema (sobre la base de los derechos de sus usuarios).  En el caso de las modificaciones críticas, Onsite registra el motivo por el cual alguien modificó el registro. Existen 26 comandos distintos, incluida la eliminación de rol de contratistas, la eliminación de eventos de capacitación, la modificación de requisitos de competencias, el encendido y apagado de verificación de huella digital, la eliminación de marcas de “confirmación” de eventos de capacitación y la modificación de la actividad de ingreso en el sitio.

Las reglas comerciales pueden actualizarse rápida y fácilmente. Onsite cuenta con un sistema de clave de acceso inteligente que utiliza un exclusivo modelo de verificación en tiempo real, el cual reduce la responsabilidad y el riesgo en el sitio mediante la validación de dos áreas principales:

• Cumplimiento de la compañía (como seguros, planes de seguridad, políticas, etc.)
• Identificación y competencia individual (capacitación, competencias, nombramientos y autorizaciones del sitio, licencias, identificación fotográfica, pruebas biométricas, médicas, de droga y alcohol, etc.)
• A los individuos que no cumplan con los requisitos de acceso del sitio se les negará el acceso.
• Las reglas y claves de acceso pueden definirse específicamente por cliente mediante los permisos de usuario correctos.

Puede recibir en su bandeja de entrada informes de competencias expiradas programados una vez por hora, por día, por semana o por mes.

Mediante el informe de matriz de habilidades, también puede comparar las competencias requeridas para un rol o posición sobre la base de uno o varios individuos. Eso ayuda a planificar la capacitación y los recursos.

Asimismo, durante el ingreso se recuerda a los individuos sobre la expiración de competencias con 90 días de anticipación. El sistema inicia una cuenta regresiva automática hasta que expira o se renueva la competencia.

La División de seguridad de Pegasus también ofrece servicios de verificación de competencias y administración de datos, mediante los cuales los clientes pueden contar con una solución tercerizada para realizar la recopilación de competencias y la precalificación de la compañía.

La base de datos comprueba si hay registros duplicados o inconsistencias de datos.  Algunos ejemplos son: fotografías faltantes, historiales de competencias desactualizados, inconsistencias de datos personales en 100 verificaciones de identificación de puntos, reconocimiento de fotografías.

En el sistema, se aplican reglas estrictas de integridad de datos para minimizar la duplicación de individuos o compañías. El sistema busca automáticamente en la base de datos global de compañías contratistas e individuos antes de que se pueda crear un registro nuevo sobre la base de campos clave como nombre, número de empresa, identificación, fecha de nacimiento o número de licencia de conductor.

En el portal de registro, pueden especificarse los campos obligatorios para asegurarse de que se proporcione una cantidad mínima de datos, como por ejemplo detalles de contacto, fecha de nacimiento, fotografías, etc. De ese modo, se mejora la precisión de datos y se reduce el riesgo de duplicación. El proceso también minimiza el riesgo de que se pierdan o borren accidentalmente los datos.

Los individuos pueden también verificar sus propias competencias en cualquier punto de ingreso con pantalla táctil presionando el botón “mis competencias”.

Tecnología de punta
La evolución de la red de teléfonos móviles NextG permite a Onsite Track Easy ofrecer sistemas de administración de seguridad flexibles y móviles. Nuestra tecnología de punto de ingreso puede transportarse fácilmente a cualquier sitio de Australia en que haya señal de NextG.

Beneficios:

1. Altamente transportable
2. Bajo costo
3. Más del 99 % de cobertura en toda Australia (en función de la red de Telstra)
4. Rápida instalación
5. Sin necesidad de cableado fijo ni excavación de zanjas
6. Poca utilización de ancho de banda
7. El sistema puede alojarse fuera de su red corporativa
8. Sin necesidad de participación de su departamento de TI

Aplicaciones:

1. Ubicaciones remotas
2. Proyectos de construcción a corto plazo
3. Proyectos y fuerzas de trabajo móviles
4. Proyectos de infraestructura y ferrocarriles
5. Mantenimiento y cierres de minerías
6. Sitios externos
7. Eventos corporativos
8. Para utilizar como respaldo de la conexión a Internet

Pueden agregarse rápidamente nuevas bases de datos y usuarios sin necesidad de programación o instalaciones físicas adicionales. Onsite tiene la capacidad de conservar datos hasta para 100.000 contratistas con hasta 1.000 registros por cada uno de ellos.

Onsite es una aplicación de niveles múltiples desarrollada en Java con un back-end MySQL. Adopta las mejores prácticas de la industria con programación orientada a los objetos y secuencias de comandos de cliente front end HTML interactivas.

En la actualidad, Onsite cuenta con más de 3 millones de registros de asistencia, más de 500.000 registros de competencias y tiene un rendimiento comprobado en la industria de soporte a clientes de gran escala, entre los que se incluye Woolworths Australia (con más de 50.000 contratistas a nivel nacional) Leighton Contractors, BHP Billiton, Vale, Komatsu, Thiess, Peabody Energy y Mansell Construction (Reino Unido).

Onsite tiene la capacidad de integrarse con otros sistemas de software mediante un intercambio de transferencia de datos desarrollado internacionalmente y conocido como ODIS (Onsite Data Interchange System).  Este sistema se diseñó para ayudar a los clientes con la administración de los sistemas financieros, de Recursos Humanos y de administración existentes, así como para permitir la transferencia de datos desde otros sistemas de seguridad.  ODIS interactúa perfectamente con productos como Excel y Access de Microsoft, Pulse, Mincom, SAP, STAX, Kronos y Pronto, entre otros.

En resumen
Onsite Track Easy:

• Administra la seguridad y el riesgo, con lo cual reduce el potencial de litigios, sirve como punto de recopilación y registro de emergencia de datos y cumple con todos los requisitos legales para un Sistema de administración de seguridad.
• Mejora la productividad mediante el monitoreo del movimiento y el desempeño del personal, administra la fatiga y se relaciona directamente con registros de horarios y asistencia.
• Permite ahorrar dinero: las tarjetas de identificación pueden transferirse por completo con una identidad en todo el mundo y funcionan en cualquier punto de ingreso; reduce las primas de los seguros y sirve para verificar las facturas de los contratistas.
• Mejores prácticas de la industria en la administración de datos: un registro y una tarjeta de por vida, jerarquía flexible pero sólida para registrar competencias y toda la información se conserva en la instalación principal de almacenamiento de datos en Sydney, donde todos los datos se registran y reportan en tiempo real.

Todo eso respaldado por nuestros Acuerdos de nivel de servicio, que son líderes en la industria: desde nuestra mesa de ayuda básica hasta el servicio al cliente todos los días durante las 24 horas, así como nuestras actualizaciones de software regulares y gratuitas.

FAQ's

¿Son iguales todos los puntos de ingreso?

No, existen dos tipos básicos de puntos de ingreso: interactivos y puertas/portones. Los puntos de ingreso interactivos utilizan una interfaz de pantalla táctil para cargar las entradas. Las puertas/portones por lo general utilizan un lector de proximidad y activan una barrera o puerta basculante para admitir o negar la entrada al poseedor de la tarjeta en función del criterio de acceso que uno define.

¿Cualquiera que cuente con una tarjeta Onsite puede acceder a través de todos los puntos de ingreso?
No, por lo general el acceso al sitio se asocia a una persona que tiene una “clave” de competencia. Eso significa que está autorizada para ingresar en el sitio a través de ese punto de ingreso. Esos derechos pueden configurarse para expirar automáticamente luego de un período de tiempo predeterminado.

¿Puede el poseedor de la tarjeta seguir ingresando sin su tarjeta?
Sí, los poseedores de la tarjeta pueden ingresar manualmente o los empleados autorizados pueden permitirles el acceso manualmente.

¿Puedo bloquear el acceso de un poseedor de tarjeta Onsite en particular a través de un punto de ingreso?
Sí, puede bloquear el acceso de una persona o compañía específica a las áreas que usted desea.

¿Puedo configurar rápidamente la seguridad de un punto de ingreso?
Sí, puede cambiar fácilmente la configuración del punto de ingreso en una o varias ubicaciones. Por ejemplo, puede modificarla para que un poseedor de tarjeta solo pueda ingresar luego de que un oficial de seguridad confirme su identidad cara a cara.

¿Puedo hacer que una empresa contratista deje de tener acceso a mi sitio?
Sí, al igual que puede hacerlo con un contratista individual, también puede bloquear a una compañía contratista para que ninguno de sus empleados tenga permiso para ingresar en las ubicaciones designadas.

¿Puede utilizarse Onsite sin puntos de ingreso?
Sí, Onsite puede utilizarse como base de datos y programa de agenda para mantener los datos de competencia del personal y administrar los registros y programas de capacitación.

¿Pueden utilizarse las tarjetas Onsite en distintos sitios?
Sí, la tarjeta de un empleado puede utilizarse en cualquiera de los sitios autorizados para esa persona, y la tarjeta de un contratista puede utilizarse en cualquiera de los sitios suyos o de otros clientes de Onsite que hayan otorgado derechos a la compañía contratista de esa persona para trabajar en ellos.

¿Se puede contar con disponibilidad de red de datos en zonas regionales o sin cableado?
La conectividad de datos para la aplicación Onsite puede alcanzarse en zonas remotas mediante el uso de enlaces satelitales o servicios móviles de NextG. Onsite brinda una gama de servicios satelitales accesibles y puede proporcionarle asistencia técnica sobre el uso de servicios de NextG o satelitales.

¿Cómo funciona el punto de ingreso?
La selección de Onsite de puntos de ingreso, clientes web, interfaces web móviles y tarjetas de identificación de seguridad brinda los medios necesarios para controlar y administrar la entrada y salida de los sitios, junto con o incluso sin barreras como puertas basculantes, portones de entrada y puertas. La tecnología de Control de acceso de Onsite trabaja en conjunto con los Registros de competencias de Onsite, de modo de garantizar que solo las personas con los atributos de competencias adecuados (por ejemplo, seguridad o protección) puedan ingresar correctamente en un sitio en particular. De ese modo, se asegura que una organización pueda implementar una estrategia de acceso sobre la base de los requisitos de las políticas de seguridad y protección para el sitio (y sus ubicaciones internas), con lo cual se brinda a la organización un sistema accesible de validación de seguridad en los sitios para ayudarla a proteger a sus empleados y sus bienes. En caso de que sea necesario, también se puede bloquear el acceso a un sitio a un poseedor de tarjeta “proscripto”.

¿Cómo funciona el Control de acceso?
Toda persona (empleado o contratista) que accede a un sitio debe completar su ingreso mediante una tarjeta de identificación fotográfica de Onsite en un punto de ingreso. Durante el ingreso, los atributos de competencias se comparan con los requisitos del sitio. Si coinciden, se puede proceder con el ingreso. Una vez que ingresa correctamente, cada persona recibe automáticamente una etiqueta impresa (validación visual de un ingreso correcto) que debe utilizar hasta salir del sitio. Dentro del sitio, se utilizan puntos de ingreso adicionales para rastrear la ubicación del individuo y, en los casos en que sea necesario, para restringir el acceso a ciertas áreas. El acceso de visitantes también se administra a través de un punto de ingreso para capturar datos como el nombre, el número de contacto, el contacto en el sitio y el propósito de la visita. La inducción de un visitante puede impartirse a través del punto de ingreso. Repetimos: el “visitante” recibe una etiqueta impresa y debe utilizarla hasta que sale del sitio.

¿Se pueden importar datos existentes a Onsite?
Onsite cuenta con capacidades y herramientas de importación de datos especializadas que generalmente permiten importar una amplia variedad de grupos de datos de clientes existentes a la base de datos de Onsite. Por lo general, se incluyen registros de competencia, empleados y contratistas.

¿Pueden realizarse informes sobre horarios y asistencia en un sitio?
Onsite Track Easy ofrece una función integral de generación de informes de datos de horarios y asistencia. Puede capturar las actividades de los contratistas mientras que se encuentran en el sitio y generar informes sobre ellas para compararlas con las facturas. También puede solicitar a los contratistas que nominen contactos designados en el sitio al ingresar, y el sitio puede decidir que el contacto designado reciba inmediatamente un informe por correo electrónico o mensaje de texto cuando llega el contratista.

¿Cuál es el propósito del punto de ingreso?
Un punto de ingreso de Onsite permite que un poseedor de tarjeta o visitante válido registre su presencia en una ubicación específica del sitio. La fecha y la hora también se registran automáticamente. Un punto de ingreso interactivo puede configurarse para solicitar más información al poseedor de la tarjeta. También puede impartir inducción a un visitante y requerir que todos los visitantes vuelvan a realizar la inducción luego de un período de tiempo específico. Se puede negar el ingreso a los poseedores de tarjetas y los visitantes por varios motivos.